Nem guide til en vellykket organisationsevent, forenings- eller byfest

Vi har som mennesker og organisationer organiseret os i fællesskaber med en kultur og image, som vi gerne vil pleje, udvikle, kommunikere og fejre. Events og fester er med til at definere vores organisation internt og eksternt. Organisationsevents, forenings- og byfester er unikke fra virksomhed til virksomhed og fra landsdel til landsdel.

Denne guide er ikke den totale opskrift på, hvordan man skruer den perfekte event sammen. Ambitionen er at hjælpe dig med tips og tricks, så du undgår at lave de mest elementære fejl i planlægningen af din event. Vi kommer ligeledes omkring tanker, du kan gøre dig, for at sikre at din event er i overensstemmelse med de værdier og den kultur, som din organisation står for, og gerne vil kommunikere internt eller eksternt.

Hvis du ikke entrerer med et professionelt eventteam, der kan hjælpe din organisation til at designe jeres fest eller event, så brug 15 minutter på at læse nedenstående. Herefter er du klædt på til at vurdere, om det er dig, der skal smøge ærmerne op, eller om du og din organisation har brug for ekstern assistance for at løfte opgaven for jer.

Med eventens mål som pejlemærke skal du igang med at skrue et program og noget indhold sammen, der gør, at eventen bliver en succes. Dine prioriteter og valg lige fra lokation, teknik, foredragsholdere til mad, underholdning / musik til fest og overnatning sender et signal til dine målgrupper og interessenter. Nedenfor italesætter vi konkrete punkter, man bør have i tankerne, når man planlægger projektet – uanset eventens/festens størrelse.

Vær opmærksom på at nogle fester / events kan have som indlagt formål at skulle generere et overskud, det ser man ofte, når eksempelvis idrætsforeninger står som arrangør af offentlige musikarrangementer.

Prioritering af budget for eventen

Det er en god idé at have gjort sig nogle tanker om, hvilken type event eller fest din organisation ønsker. Du skal overfor dig selv og dit team, hvis I er flere – kunne italesætte:

  1. Organisationenes mål med festen /eventen
  2. Budget rammer

Events struktureres som et projekt

Formål:

Allervigtigste spørgsmål er selvfølgelig, hvad formålet med eventen er? Altså – hvad vil din organisation have ud af eventen. Med dit budget og nogle grundlæggende prioriteringer, skal du forsøge at få eventen til at ramme tættest på virksomhedens ønsker. Punkt for punkt skal du i projektet sætte ord på virksomhedens ønsker, så eventen når succesfuldt i mål.

Er det en medarbejderfest eller en event for netværket? Og hvilket signal skal virksomheden sende med eventen? Det er en god idé, hvis du på forhånd, har gjort dig nogle tanker om, hvornår og hvordan eventen eller festen skal peake…

Du skal afklare, hvad præmissen for eventen er, herunder:

  • Anledning til eventen
  • Hvad vil organisationen kommunikere til hvem (vi har et nyt produkt – vi fejrer en sejr – vi går op i organisationens medarbejdere, dyrker fællesskabet og takker jer for jeres indsats)
  • Antal deltagere
  • Hvad vil virksomheden gerne have, at deltagerne kan sige om eventen bagefter?
  • Hvis der er fagpresse på eventen, hvad ønsker organisationen så at sende af budskaber til dem – og hvilke vinkler, vil vi helt undgå?
  • Hvad vil I undgå at deltagerne siger om festen bagefter – og hvordan vil I undgå det?

Alt efter hvor meget man vil gå i detaljen, kan man jfr. sidste pkt. på forhånd scanne deltagere, målgrupper og øvrige interessenter – i forhold til at lave et event design, der matcher jeres og deltagernes forventninger til eventen.

Hvad skal eventen signalere, rumme og levere, herunder:

  • Åbning: Indbydelse / anledning / pressemeddelelse
  • Indhold: Udover eventens formål indgår her også eksklusivitet – signaler – værdier – kultur
  • Event rammer: Lokaler til præsentationer, møder mm.
  • Rammer: Adresse / transportmuligheder – og evt. overnatningsmuligheder
  • Start og sluttidspunkt
  • Mad / vin – kvalitet og kvantitet
  • Bar – kvalitet og kvantitet
  • Service og serveringspersonale (husk at antallet af personale allokeret til opgaven influerer på prisen)
  • Udsmykning
  • Lokale i passende størrelse til præsentationer fra talerstol/scene, av-udstyr, bespisning og evt. efterfølgende musik / dans
  • Lokalets akustik: Lang rumklang, som man finder i fabrikshaller, højloftede sale og kirker, hvor sten, glas og træ udgør byggematerialet er NO GO, hvis jeres gæster skal forkæles med en nogenlunde acceptabel lyd

Hvad kan eventen indeholde:

  • Taler, præsentationer, networking, teambuilding og workshops
  • Fest

Generelle tips om events, hvor der skal leveres taler og præsentationer

Taler, foredrag og præsentationer er som regel en-vejs kommunikation. Lav aldrig sessions på over 45 minutter uden pause. – Og aldrig et forløb på over 3×45 minutter uden forfriskninger/mad. Lad være med at antage at 100% af deltagerne har læst alt udsendt materiale på forhånd. Er det ledelsen, der skal holde en tale, kan det være en idé at have professionelle taleskrivere eller kommunikationsfolk med i processen, når talen skal udvikles.

Sørg for at jeres AV-udstyr er lige så professionelt som den person, der skal formidle indholdet. Ofte har kongrescentre professionelt præsentationsudstyr. Afklar på forhånd hvad der skal formidles – og til hvor mange, der skal formidles.

Hvis der er hørehæmmede blandt deltagerne, forefindes der oftest teleslynger som standard AV-udstyr i konferencecentre. Med stedets av-tekniker afklares om udstyret er gearet til opgaven. Av-teknikeren bør som minimum tjekke udstyret et par dage før eventen, og kan være med som teknisk afvikler på selve eventen. Husk at placere ældre og svagtseende publikummer forrest i salen. Skal der være fest i forlængelse af arrangementet, vælger mange løsningen at betale for en samlet pakke gennem et lyd- og lys produktionsfirma, som kan dække både dagsprogram, og er vant til at lave livemusik arrangementer.

Generelle tips om networking 

Kunsten at skabe de bedste betingelser for networking afhænger først og fremmest af deltagererne (og i hvor høj grad deltagerne har brug for de andre deltageres kompetencer/viden eller produkter).

Dernæst af programmets indhold og formidleren/facilitatoren. Og sidst men ikke mindst nogle faciliteter, der passer til arrangementets formål og behov.

Vær opmærksom på, at det at skabe relationer ofte sker, når man som eventarrangør evner at skabe en symbiose mellem det officielle og uofficielle program. Det er vores erfaring, at i pauserne og når det officielle program er overstået, og resten af eventen foregår mere uformelt med fx. god mad, vin, drinks, hygge og dans – så er processen for samtale og networking mere gunstig.

Tips om teambuilding og workshops

De fleste virksomheder og organisationer har et indgående kendskab til eget dna, styrker og svagheder. Kulturen og værdierne kan justeres og implementeres af ledelsen (med hjælp fra konsulenter, kommunikationsfolk eller teambuildingspecialister) og accept fra ansatte og interessenter.

Det er en god idé at hente ekstern hjælp til at udvikle og facilitere teambuilding, især når ofrene for en omgang teambuilding er organisationens ansatte. Tabuer, hæmninger, skjulte agendaer, mistro, forandringsangst og skepsis har nemmere ved at komme på afstand, når facilitatorerne ikke er ens kollegaer, også selv om man som ansat har en idé om den bagvedliggende dagsorden.

Det er vores erfaring at en dag med teambuilding kræver fordøjelse blandt deltagerne. Man har brug for at få luftet sine oplevelser med de andre deltagere. Derfor er det vigtigt efterfølgende at skabe et uformelt forum – og det gøres nemmest med en fest. Der er intet som hygge, mad og alkohol, der kan hjælpe folk til at få skuldrene ned, slippe hæmningerne og få vendt en begivenhedsrig dag.

Tips til fest med underholdning i form af standup og musik

Forsøg altid at finde underholdning, der overgår deltagernes forventninger. Er der ikke allokeret et tilpas stort budget til festen, kan man i nogle tilfælde komme langt med at aktivere de sociale medier for at få bud på, hvor man skal finde den rigtige underholdning til festen – eller søge på google.

Et godt grin mellem hovedret og dessert, kan være en god opvarmning til en forrygende fest. Er målet at få deltagerne til at grine, så kan en  dygtig standupper til at servere jokes være løsningen. En god trylle kunstner kan også tage kegler.

De gode standuppere har opnået en kendis faktor fordi, at de leverer – og er gode. Det afspejles i prisen. Vores råd er; lad være med at vælge en billig ukendt/urutineret standupper, magiker eller tryllekunstner – som du tilfældigvis fandt i din søgning på google eller Youtube. Det kan nemt risikere at blive tåkrummende. Gå med det sikre – eller lad den falde. Hvis ikke luften skal gå ud af ballonen, anbefaler vi, at indslag under maden som fx. en stand-up komikere til firmafesten ikke skal optræde mere end max. 20-30 minutter.

Lad en DJ og- eller et band spille til festen, når der skal danses. Skal der være musik under maden, så lave en playliste på telefonen med musik, som kan spilles udover venues eller musikernes højtalersystem.

Prisen er sæsonbestemt

Udover DeeJay’ens eller orkestrets niveau, læs; du får, hvad du betaler for. Leverpostej fra Netto eller slagterens hjemmelavede varme økologiske – dit valg!

Kvaliteten er en ting. Men der er nogle generelle faktorer, som har betydning på prissætningen i forhold til at hyre en god DJ eller et godt band til festen.

Ligesom i rejsebranchen er prissætning sæsonbestemt i forhold til udbud og efterspørgsel. Det betyder, at december måned med julefrokosterne og sommermånederne med bryllupper og sommerfester er de dyreste måneder for køb af underholdning, hvis man vil engagere DeeJay’s og underholdningsorkestre.

Kendte bands / artister

De etablerede artisters højsæson ligger oftest i festival perioden – især når de er aktuelle med et nyt album. De store artister kender deres markedspris. Og ikke alle artister – spiller til privat- eller organisationsfester. Når det er sagt, så kan man godt få god deal med en “uaktuel” artist til en fornuftig pris både sommer og vinter. Kontakt booking selskaber eller os – hvis du gerne vil have dette punkt uddybet.

Sådan findes prisen på en DJ eller et coverband

Musikerne er på arbejde, og derfor regner de – udover deres markedspris – også i tidsforbrug fra de pakker bilen – og til de er hjemme på matriklen igen. Er der tale om en større produktion (store fester = store produktioner) – sender man som regel mandskab med til at varetage opstilling, produktion og nedtagning af produktion.

Her udover kommer  udgifter, der er forbundet med aftalen (mere herom senere). Det er ikke en ualmindelig løsning, at både en DJ og et band spiller til den samme fest. I de tilfælde, hvor der er en ekstern lyd- og lysproduktion tilknyttet arrangementet, ser man ofte, at DJ og band benytter samme lyd- og lysproduktion. Det kan give en besparelse på nogle tusinde kroner. I andre tilfælde har DJ og band selv en lyd- og lysproduktion, der kan løfte opgaven.

Af DeeJay’ens eller orkestrets pris, lægger booking selskaberne yderligere 18-22% i provision for at formidle en aftale mellem arrangør og artist. Når arrangøren betaler 25.500kr for et mindre danseband, så går de 5.500kr til betaling af bookingselskabets provision og moms,  mens de sidste 20.000 kr går til at betale evt. lyd/lys produktion og til honorar af DJ eller band.

Punkter der influerer på udregning af prisen for underholdningsorkestre:

  • Afstand – kan man køre hjem samme aften, eller har man brug for hotelværelser til overnatning.
  • Arbejdstid. Man får kontraktligt løn for fx to timers musik, men de to timers løn skal dække: Afgang fra hjemmet (privatadressen), pakning af bil med udstyr fra lageret, get-in (lydprøve) ventetid til koncertstart, spilletidspunkt hvor der skal leveres livemusik, nedpakning af udstyr, som fragtes tilbage lageret. Arbejdstidens sluttidspunk er, når DJ, musiker og produktionsfolk træder ind af døren på privatadressen igen.
  • Antal gæster og koncertstedets fysiske størrelse (og bandets / artistens størrelse) er afgørende for, hvor stor en lyd- og lysproduktion der skal engageres i forhold til at løse opgaven. Vi ser, at nogle lydproduktionsfirmaer kan forsøge at leje større udstyr ud til arrangementet, end hvad lydproduktionen reelt kræver. Hvis det ikke er en Thomas Helmig koncert, hvor de bagerste rækker også skal have mulighed for at høre musikken, så er det nok at kunne spille dansegulvet op. Det giver samtidig eventdeltagere, som ikke er på dansegulvet en mulighed for at snakke sammen ved de borde, der omkranser dansegulvet.
  • Leje af pic-up el. lastbil, broudgifter, madudgifter.

Tips til at få eventen i godt mål

Gode råd i planlægningen af eventen

De fleste organisationer eller virksomheder har prøvet at holde interne fester. Og sjovt nok bliver vi, når vi er ude at spille byfester eller firmefester uanset organisationens størrelse, ved med at støde på fejl i planlægning, som kunne være undgået.

Tidsplan for eventen 

Fester går sjældent fuldstændig efter tidsplanen. Hvilket i sig selv heller ikke bør være et succeskriterie. Det er en god idé at indlægge fleksibilitet i programmet for organisationseventen og byfesten. Er der lagt op til at deltagerne byder ind med indslag, og er det på nogen måde muligt, så sørg på forhånd for, at deltagerne aftaler med eller informerer toastmasteren/festansvarlig om indslagets karakter og varighed, før tid til indslag tildeles. Med alkohol i blodet kan deltagernes trang til spontane indslag være både opløftende og underholdende for festen eller udvikle sig til partykiller.

Hvad indeholder en indbydelse

  • I indbydelsen til deltagerne, annonceres dagens/aftenens program
  • Vedlæg et kort over stedet, hvor I skal være. Er der specielle P-regler, rygeregler, muligheder for SPA osv.,  eller praktiske informationer, oplyses det i indbydelsen
  • Oplys præmissen og formålet med eventen, med mindre det er indlejret viden hos deltagerne
  • Vil du gerne have svar på spørgsmål i forhold til fx. tilmelding, betaling, transport, P-billetter, mad og overnatning, så indsæt et link i indbydelsen – mens du har fat i folk. Husk at sætte en deadline for besvarelse af indbydelsen, og kvitter for modtagelse af tilmelding til event

Eventen skal have en eventansvarlig

En event uden en eventansvarlig er som et skip uden styrmand – eller en fest uden vært. Deltagere vil gerne tages i hånden. Det giver tryghed. Når I byder deltagerne velkommen til eventen, så start med at fortælle, hvilken rolle, ansvar og opgave værten eller den eventansvarlige har i forhold til eventen. Fortæl – at det er dig / jer man skal gå til, hvis noget ikke fungerer efter hensigten.

Gennemgå de praktiske informationer, hvornår er der pause, hvordan finder man toiletterne, hvor må man ryge og hvornår der må ryges – hvis det er et behov. Lad herefter den eventansvarlige tage rollen som vært i forhold til at lede dagen og informere om alt praktik i forhold til at eventen.

Eventansvarlig – skal være på forkant og sørge for at aftalerne kommunikeres til alle implicerede

Den eventansvarlige har kontakten til stedets personale, og ved hvem de ansvarlige er for teknik og service, herunder mad, servering og afrydning. Hvis dagens program eller timingen i forhold til servering og afrydning skrider, så er det den eventansvarlige, der skal være på forkant og finde en løsning.

Den eventansvarlige er også vært/arbejdsgiver for dem, der skal levere indholdet i eventen – fx foredragsholdere, produktionsfolk og musikere. Aftaler mellem vært og engagerede om mad, opholdsrum, parkering mm., skal på forhånd videregives til stedets ansvarlige.

Det er altid god stil at byde velkommen til den engagerede og præsentere den engagerede for personale og følge op på, at kontraktlige aftaler om fx mad, opholdsrum mm. spiller maks. for den engagerede.

Den eventansvarlige er ansvarlig for at organisationen som kunde får, hvad man har betalt for både i forhold til programmet og de fysiske rammer, man har købt sig ind i. Kursiter/deltagere/medarbejdere skal nok klarer den efterfølgende uformelle evaluering over et par øl i hotellobbyen. Den evaluering skal, ligesom den efterfølgende formelle evaluering, helst falde godt ud.

Den snarrådige eventansvarlige fornemmer, om der er et ordenligt flow i programmet – og de ydelser organisationen har købt sig til. Som ansvarlig, er det fx. ikke deltagerne, men den eventansvarlige, der retter henvendelse til stedets servicepersonale, hvis der mangler toiletpapir – eller tager fat i overtjeneren, hvis gæster mangler vin i deres glas, eller sovsen ankommer 10 minutter efter, at der er serveret små kartofler, garniture og dyreryg. Lad aldrig deltagerne sidde med aben.

Dagens program er ikke slut, når det bliver mørkt, festen skal igang og dansebenene luftes

Den eventansvarsvarlige har kontakten til de musikere eller DJ’en, der står for den musikalske underholdning. Men i praksis vil det ofte være serveringspersonalet, der har den største kontakt med musikerne. Det bedste råd herfra er; jo bedre musikerne føler sig behandlet, jo bedre musik får I at danse til.

Dinner musik eller musak under maden – godt eller skidt…

Skal man have musik under maden? Det kan give stemning – og er med til at sprede hygge. En god playliste fra en computer klarer ofte jobbet. Musik under maden betyder, at lydniveauet vil stige i takt med at folk skal tale højere for at høre hinanden. Hvis I vælger at have musik under maden, så så vær bevidste om at folk med nedsat hørelse kan være udfordret i samtalerne over bordet, når mange mennesker er samlet og lydniveauet stiger.

Fest peak på dansegulvet

Eventens naturlige højdepunkt indtræder ofte, når deltagerne har fået lidt indenbords, hæmningerne slippes løs på dansegulvet, musikken spiller og seneste dance moves skal afprøves. For at nå dertil, hvor folk (især mænd) tør slippe danseløven løs, skal rammerne – eller omstændighederne – være i orden. Vi vil som deltagere gerne tages i hånden gennem eventen og bidrage, hvis rammerne er til det. Det er en god idé, hvis eventansvarlig allerede på forhånd ikke bare varsler, men taler det op, at man ønsker, at festen slutter med et brag på dansegulvet.

Stor forskel i alder og kultur, gør det svært at ramme musikalsk rigtigt

At vælge musik er en svær men afgørende vigtig øvelse i forhold til at skrue en god fest sammen. Uanset jeres musikvalg kommer I ikke til at stille alle deltagerne tilfredse. Og det skal I heller ikke. Jeres deltagere til eventen vil acceptere de præmisser, I sætter op for festen, hvis I italesætter dem.

Du har sikkert været med til at holde private fester, og er ikke fremmed for, at gæsterne aktivt blander sig i playlisten. Og det er ikke unaturligt at jeres gæster alt efter alder og smag har musikønsker til DJ’en eller hvilke sange livebandet skal tilføje aftenens repertoire. Sådan kan det også være ved større fester, som den du måske er igang med at arrangere.

Alle har en mening om musik. Den er forskellig på tværs af alder, køn, uddannelse og kultur. Med fare for at generalisere vil ældre gæster ofte have lydtrykket i musikken lavere, så de kan snakke, mens det yngre publikum gerne vil have musikken højere – så de kan ‘mærke’ lyden. En konflikt om lydniveau eller aftenens repertoire kan lægge en dæmper på festlighederne. Derfor skal event ansvarlig italesætte præmissen for festen – lydniveauet og musikken, før musikken starter.

De fleste af os føler os yngre, end vi reelt er – især når man kommer op i alderen. Er der overvejende flere ældre end yngre fest deltagere, så lad musikken og lydniveauet læne sig op ad de unges musikalske præferencer. De fleste ældre mennesker er godt orienterede om, hvad der spilles i radioen på P4-P7, og kan godt kapere nyere mainstream popmusik. Der udover vil de selvfølgelig gerne føle sig unge – og det gør de ikke nødvendigvis, hvis man spiller det ene 60’er -70’er eller 80’er hit efter det andet for dem.

Er aldersniveauet skævt fordelt til den høje side, så smutter de unge, hvis det er muligt, videre ud i nattelivet. Meget ældre deltagere (+65 år) plejer ikke at holde helt så ud så længe ud – og har ofte et større behov for andre elementer i festen.

Fest peak i samtalerne ved bordene eller i baren

Måske ønsker I at skabe et forum, der giver plads til at networke, pleje venskaber eller bare gode muligheder for at snakke med kollegaerne. Præmissen i oplægget kan sagtens være, at eventen fra starten ikke er tænkt som en decideret dansefest med et peak på dansegulvet. I stedet kan musikkens rolle være at lave et lækkert lydtæppe, som man kan danse til, hvis man vil.

Inspiration til at vælge den rigtig musik til eventen

Det er noget af en øvelse at stille alle tilfredse, når det kommer til musik, for musikken favner sjældent alle. Tag altid udgangspunkt i hvad musikken skal bruges til under eventen. Skal folk kunne tale sammen uden at skulle hæve stemmen, så kan en DJ, der spiller lounge musik måske være en fin løsning. Er det en by- eller organisationsfest, hvor der er lagt op til en aften på dansegulvet – eller koncert aften – eller ligefrem begge dele?

  • Man kan vælge en DJ et band eller begge dele til eventen
  • Skal der smides lidt glimmer på festen, så kan man hyre en kendt artist som fx Peter AG Nielsen, Ida Corr eller Mads Langer til at komme og optræde 20-45 minutter sammen med coverorkestret (hvis ellers bandet er gode nok)
  • Man kan også engagerer et stort aktuelt og landskendt band for at vise, at man har pengene og gerne vil bruge dem på at forkæle deltagerne til eventen med en decideret koncert

Det er normalt billigere at engagere en DJ end et liveband, når der skal bruges musik til eventen. Når organisationer, foreninger eller byfester bruger flere penge på at engagere et liveband, så er det fordi at man ønsker, at eventen skal være noget særligt. Noget man måske ikke har midlerne til at gøre som privatperson.

Vær opmærksom på, at DJ’s ligesom livebands er forskellige. Hver især kan DJ’en og livebandet nogle ting, der hjælper til at fuldende festen. Dj’en kan med den teknologiske udvikling opfylde stort set alle musikønsker. Enhver med et telefonabonnement med musiktjeneste, kan i princippet selv stykke en playliste sammen med fremragende dansemusik.

Men en god DJ kan fornemme steminger og aflæse publikummet, og han ved, hvad der får folk på dansegulvet. De fleste DJ’s har en musikstil eller genre, som de elsker og nogle favoritter, de gerne hiver op af ærmet, når dansegulvet skal peake. Er dit publikum mest til dansksproget 80’er musik, så lad være med at engagere  en ung, ivrig og funky DJ som godtnok kender til noget 80′ er musik, men ellers slår sig op på at være nede med nyest electronica fransk inspireret rap musik.

Magien skabes altid i samspillet mellem musikere og tilhører. Det gælder uanset, om det er et coverorkester eller et etableret topband med en kendt artist i front. Det der får folk til at synge med og danse i rundkreds er, når livebandet spiller musik for publikum, som publikum genkender – og musikerne evner at krydre musikken, med det musik kan, når den bliver spillet live.

Sådan finder du en original artist eller band

De største danske kunstnere er tilknyttet de største danske bookingselskaber som fx: https://www.pdh.dk, https://skandinavian.dk og https://cphmusic.dk/corporate-event for at nævne nogle få.

Skal man i kontakt med en kendt artist for at forhøre sig om en pris på en koncert, så kan vejen til at finde det rigtige bookingselskab godt være lidt snørklet. De største originale bands og artister har samlet deres aktiviteter omkring deres egen manager, som igen er tilknyttet enten et musikbookingselskab eller et pladeselskab. Men hvordan finder man ud af, hvilke artister, der er på hvilke bookingselskaber? Og hvordan får man fat i bandets manager? Kan du ikke google dig frem til artistens pladeselskab, så er et godt tip at gå på YouSee Music, iTunes, Spotify eller YouTube.com og undersøge, hvem der udgiver artistens nyeste sange. Det kan man se under information ved den enkelte sang. Ring herefter til pladeselskabet og og få kontaktoplysninger på management og bookingselskab.

Nogle artister udgiver deres musik under sub-labels, som igen er ejet af et større pladeselskab. Det betyder, at du ikke altid kan finde ud af, hvem der egentlig udgiver musikken. Hvis det er tilfældet, så ring til en af de tre store pladeselskaber i Danmark SONY, UNIVERSAL eller Warner Brothers, de ejer mellem 70-80 procent af al musik, der udgives i verden. Så de ved sikkert godt, hvem der udgiver den kunstner, som du leder efter.

Ved at kigge på flere mindre musikbookingselskabers hjemmesider, vil du hurtigt opdage, at du kan få tilbudt de samme originalartister (og coverbands) der. De mindre bookingselskabers kan videreformidle kontakten til den ønskede kunstner mod et mindre cut af det samlejede booking fee.

Betaling for underholdning til bookingselskaber

Generelt tager bookingselskaberne en betaling for at formidle kontakten til et band, en DJ eller en komiker og varetage forbunde juridiske, økonomiske og praktiske detaljer på vegne af artisten. I servicen udfyldes en gensidig bindende standardkontrakt mellem bookingselskab/artist og dig som køber. Hermed sikrer både bookingselskab / management og du dig, at formelle og praktiske foranstaltninger er indført i kontrakten, så alt fungerer efter planen. For salget og formidlingen af musikken tager bookingselskaberne typisk en betaling på mellem 15-22 % (ex moms), af det samlede honorar. Honorar til musik bands / DJ’s er normalt momsfritaget.

Find en DJ eller et band på nettet – og spar booking fee

Hvis du skriver DJ eller coverband i googlesøgefeltet, så kan du godt være heldig at få tilbudt en stor stak tilbud fra forskellige håbefulde bands og DJ’s, som med sikkerhed lover, at de er de bedste.

Hvordan vælger man den rigtige DJ?

Kunsten er at at finde det rigtige match mellem jeres ønsker, gæsterne og DJ’en. Tag en snak med bookingkontoret eller DJ’en om jeres ønsker i forhold til musiksmag og musikvalg, hvis I går med en DJ I ikke kender på forhånd. Kom omkring alderssammensætning af deltagerne, hvilken typer mennesker har vi med at gøre – og selvfølgelig jeres ønsker for aftenen. Det kan være en udemærket idé, at præsentere DJ’en for en række sange, I er sikre på vil gå rent hjem til festen. Men husk at jeres smag måske er forskellig fra jeres gæsters.

Find et coverband, der leverer varen

Her kommer tre pejlemærker, som kan hjælpe jer til at træffe det helt rigtige valg og undgå fejlbookninger.

I skal være opmærksomme på:

  1. Repertoire
  2. Den musikalske fremførelse af sangene – hvor gode musikerne er
  3. Bandets lyd og lys produktion

Passer repertoiret til jeres ønsker

Et coverorkester kan selvfølgelig ikke opfylde alle musikalske ønsker. Spørg altid om bandets repertoire er aktuelt. Der kan nemlig sagtens være en stor brutto liste af sange, som bandet ikke spiller længere. Her efter snakker I med bandet om, hvilke sange 10 sange, I gerne vil have med bandet spiller på aftenen. Disse ti sange kan bandet så bruge som pejlemærke i forhold til at lægge et repertoire, som rammer op af jeres stil eller smag.

Undgå at købe katten i sækken, når du engagerer et coverband

15 års erfaring som fodboldspiller gør ikke nødvendigvis en fodboldspiller til en god fodboldspiller. Sådan er det sjovt nok også med musikere. Professionel – semiprofessionel eller amatører… Hvis du ikke kender (har hørt) bandet på forhånd, så vil vi anbefale dig at være grundig i din research, før du bestemmer dig.

Nu skal man ikke påstå at musikbookingkontorer og coverbands nødvendigvis forsøger at sælge over evne. Men det er vigtigt, at tage sig tid til at høre uploadede lydeksempler og videoer fra coverbandets hjemmeside. Musik som i lydeksempler kan manipuleres / pyntes, hvilket kan gøre det svært for det utrænede øre at gennemskue, hvor dygtige musikerne i virkeligheden er. Med et godt lydstudie og lidt autotune på sangen, kan de fleste få musikken til at lyde af en million.

Fordelen ved en livevideo optagelse af coverbandet er, at du får en fornemmelse af set-uppet – og publikums reaktion på det de hører (musikken). Kan et coverband vise en referenceliste af kendte musikere har spillet med garanterer det i de fleste tilfælde for en vist niveau. Med musikerreferencelisten, præsentationsmaterialet som bliver bakket op af arrangørudtalelser fra andre kunder på bandets hjemmeside, har du gode forudsætninger for ikke at komme til at engagere et amatørorkester når organisationen skal afholde fest.

Til dig som vil engagerer en DJ eller band uden om et bookingbureau…

så er det vigtigt at få skrevet hele aftalen ned i en mail som accepteres af begge parter….

Hvad skal der aftales:

  • Dato for festen
  • Aftalen indgåes mellem følgende to parter (navne og kontaktoplysninger)
  • Adresse og tilgang til festsal i forhold til opstilling af udstyr
  • Antal gæster og festlokalets størrelse (så DJ kan dimensionere udstyret: lyd og lys i forhold til gæster og lokale)
  • Hvem leverer musikudstyret – ikke alle DJ’s har eget gear
  • Tidspunkt for opstilling af lydudstyr
  • Musikken spiller fra kl til kl
  • Specielle ønsker i forhold fx lys, røg, scenografi, gæster (røgalarm)
  • Kraft / strømforhold
  • Forsikring af udstyr
  • Betaling af honorar – betalingsbetingelser – og er musikudstyret inkluderet i prisen

Du kan selvfølgelig også bare hente en kontraktformular på Dansk Musikerforbunds hjemmeside, så er det bare at udfylde rubrikkerne: https://www.dmf.dk/fileadmin/user_upload/Standardkontrakt_okt.18.pdf