Sådan laver du den bedste bryllups- eller privatfest

For mange privatpersoner og brudepar er det første gang, at de står som arrangør af et bryllup eller en rund fødselsdag. Det er den store dag, hvor intet er overladt til tilfældighederne, og intet må gå galt.

Udfra dit budget drejer vi på knapperne, så du punkt for punkt får sat ord på dine ønsker. Formålet er at afklare grundlæggende prioriteringer, så festen, hvad enten det er en bryllups- fødselsdags eller en anden form for privatfest, rammer tættest på dine ønsker. Du har sikkert allerede nu gjort dig nogle tanker om, hvornår og hvordan festen skal peake. Her er, hvad du skal tænke på, når du arrangerer festen.

Du skal afklare, hvad præmissen for festen er

  • Anledning til festen – one in a lifetime eller en tilbagevende begivenhed
  • Økonomi – hvad er det samlede festbudget
  • Hvor mange deltagere
  • Forventninger – dvs. jeres og gæsternes forventninger til, hvad skal festen kunne. Og hvad vil du gerne have, at gæsterne skal kunne sige om festen bagefter?

Hvad skal stedet, hvor du holder festen, kunne rumme og levere 

  • Faciliteter
  • Festlokale i passende størrelse til både bespisning og evt. efterfølgende dans
  • Udsmykning
  • Start og sluttidspunkt (fest til den lyse morgen – eller et på forhånd fastlagt tidspunkt)
  • Mad / vin – i den rette kvalitet og kvantitet
  • Bar – kvalitet og kvantitet
  • Service – uddannede tjenere eller uuddannet serveringspersonale
  • Adresse / transportmuligheder – og evt. overnatningsmuligheder i forhold til jer og jeres gæster

Hvad skal festen indeholde af indslag eller underholdning:

  • Taler
  • Mulighed for præsentationer
  • Plads til spontane indslag
  • Dinnermusik – Stand-up – DJ – liveband

Herregård, hotel eller have – hvor holdes festen?

Hvis du vælger at placere din fest hos en ekstern leverandør, det kunne være på et hotel, et slot eller måske en herregård, så skal du være opmærksom på, at deres første prioritet er salget af deres faciliteter, ydelser/service til dig. Det er deres forretning, og de har som regel en rigtig god erfaring med at lave events, der kan møde dine ønsker. Deres erfaring vil være med til at gøre dagen lettere for dig, og det er det, du betaler for.

Lejer du dig ind i et festlokale eller forsamlingshus, så husk at læse lejekontrakten grundigt – også det der kan være skrevet med småt. I visse udlejningslokaler kan der nemlig, af hensyn til naboer, være indskrevet restriktioner i forhold til støjniveau.

Akustikken er den vigtig?

Kort rumklang eller dødt rum – er godt til fester med masser af gæster.

Men hvad er god akustik, og hvorfor er god akustik vigtigt? God akustik er, hvis rummets egen lyd understøtter det formål rummet skal bruges til. Kirker og fabrikshaller med højt til loftet, sten, glas og træ giver en lang rumklang. Det er en god lyd, hvis man vil fremføre en opera eller et korværk, fordi rummets store klang kan kaste lyden rundt mellem murene.

Det er ærgerlige penge at give ud, hvis man sætter et dyrt liveband til at spille i rum, hvor rummets akustik og rumklang er stor. Lyden af musik og samtale i et sådant rum, vil være diffus, rodet, og vil af gæsterne blive oplevet væsenligt højere end den egentlig er. Det er anstrengende for alle. Vil man der imod gerne have at de 100 gæster, der i forvejen taler i munden på hinanden, kan føre en samtale hen over bordet uden at lydniveauet stikker helt af, så er lavloftede rum med tapet på væggene, tæpper på gulvet og gardiner eller andet lyddæmpende materiale langt at foretrække.

Vi ser desværre ofte at eventsteder på deres websites beskriver akustikken i deres festsale som gode. Du vil sikkert også kunne se billeder af glade mennesker og et liveband, der fyrer den af fra scenen. Restauratøren, du har i røret, vil forsikre dig om, at netop deres venue er egnet til mange gæster og livemusik. Besøg altid venue, hvis du vil sikre dig, at akustikken er god, før du lejer festlokalet, til din store fest. Når du er i rummet, så klap et par gange i hænderne – hårdt. Hvis du hører en lang klang – så er der stor rumklang i rummet. Forestil dig så hvor høj lyden af dit klap ville have været, hvis det havde været en trommeslager, der spillede på sin lilletromme. Skal du have mange gæster og livemusik – så skal rummets klang være så kort som mulig.

Aftaler omkring vin, øl og spiritus

Hvis der i aftalen med venue ligger, at man køber vinen adlibitum, så er det oplagt for stedet at holde igen med at skænke vin, da prisen på forhånd er aftalt uanset forbrug. Det betyder, at venue ikke tjener mere pr. flaske, de åbner. Her vil mann kunne opleve, at gæsterne selv bliver nød til at spørge efter mere vin, da venue ikke har interesse i at åbne flere flasker end højst nødvendigt. Omvendt hvis aftalen hedder, at man betaler pr. flaske til en fast pris, så er stedet selvfølgelig langt mere motiveret i forhold til at hælde mere vin på gæsterne og dermed øge salget.

Inspiration: Hvis I selv står for hele festen

Ikke alle ønsker en stram fest med tidsplaner og svulmende budgetter. Og festen kan bliver akkurat ligeså god og mindeværdig uden et fint hotel, rød løber, professionelt serveringspersonale og Michelin-kok.

Jo mere ejerskab og involvering du giver til dine gæster, jo mere fællesskabsorienteret ender festen ofte med at blive. Det kræver, at du kender dine gæster og har fingeren på pulsen i forhold til, hvad de enkelte gæster magter af opgaver. Og overdriv aldrig – jo mere du hælder over på gæsterne, jo mindre skal du forvente dig i forhold til eventuelle gaver. Her er lidt inspiration til dig, der vil gribe festen anderledes an.

Du kan sagtens uddele opgaver til dine gæster, hvis du på forhånd har italesat præmissen, nemlig at I/du selv står for hele festen. Gæsterne kan blive bedt om at tage en ret med, så sammenskuddet af gæsternes mad danner rammen om forret, hovedret og dessert. Altsammen planlagt og orkestreret af dig i forhold til dine ønsker. Andre vælger at lave al maden selv, men kan så til gengæld bede gæsterne om selv at medbringe vin, spiritus, øl mm.

Har du sparret serveringspersonalet væk, så kan du evt. placere en seddel under hver af gæsternes tallerkener, med en overkommelig opgave, som gæsten løser sammen med et par andre gæster. Det kan være alt fra servering til afrydning – eller opvask, og giver for det meste en fin dynamik ved bordene, noget at snakke om og super teambuildings spirit, der opstår rundt om festen.

Andre vælger selv at lave en del af maden fx salater, brød, tapenader, pesto mm., og overlader det til gæsterne selv stå for at grille kødet, som I måske på forhånd har haft til at ligge i en lækker lage. I korte træk handler det om at definere jeres og gæsternes forventninger til festens præmis.

Fest i telt # Hvis I selv står for hele festen (fortsat)

Holder du festen privat i et indlejet telt….

  • Har du pengene til det, så få teltudlejnings firmaet til at stille telt og gulv op – det koster lidt ekstra, og bliver nemt en tidsrøver, der kræver flere hænder, når man vælger at stå for mest muligt selv
  • Husk at få et fast gulv til teltet. Regn udenfor, bliver hurtigt til smat indenfor. Dansegulv med græsunderlag og højhælede sko spiller ikke så godt sammen. Opstilling af borde bliver desuden nemmere med et plant gulv i vater. Musikerne er ømme over for deres instrumenter og forstærkere… Så alt i alt kan et fast gulv anbefales
  • Husk at leje ekstra borde og stole ind så der er et sted at anrette buffeten eller placere glas og drikkevarer for serveringspersonalet
  • Det kan være en idé at bestille gasbrændere, varmeovne/blæsere med til teltet. Med natten kommer duggen – og så kan det blive koldt at holde fest, selv på en sommeraften (vær opmærksom på, at nogle typer varmekanoner kræver mere end 220V)
  • Hos nogle teltudlejnings steder er der mulighed for at leje hynder til stolene og tæpper til benene
  • Det er ofte billigst at leje service (tallerkner, bestik og glas) hos teltudlejnings firmaet
  • Lys i teltet. Nogle vælger at opsætte hyggelige lyskæder langs teltkanten, som kan medlejes, købes på nettet eller findes billigt i Harald Nyborg & Jem & Fix
  • Strøm til musikken / varmekanoner / fadølsanlæg  og lys i teltet. Tjek på forhånd ud, hvor meget strøm du skal bruge. Skal du bruge EL tavle og kraftstik kan de nogen gange lejes hos teltudlejer – eller købes på nettet eller i Harald Nyborg & Jem & Fix

Catering og serveringspersonale

Det kan være en god idé at få bruge lidt penge på professionelt catering- og serveringspersonale. De er vant til at håndtere spidsbelastnings tidspunkterne, som er ved servering af retter og skænkning af vin. En erfaren tjener eller kok kan hurtigt give dig et hint i forhold til, om dine ønsker for tidsplanen er realistisk. Vælger I selv at lave maden – men med et indlejet serveringspersonale, så gennemgå tidsplanen med lederen af serveringspersonalet et stykke tid i forvejen. Skaffer I selv serveringspersonale, men bruger en ekstern kok, så vil han fortælle jer, hvor mange serveringsfolk der er brug for i forhold til antallet af gæster.

Tovholder på fest og tidsplan

Indbydelsen til dine gæster

  • Al praktisk info kogt ned: Festens præmis og anledning, adresse, dato, klokkeslæt start/slut, gaver, overnatning mm.
  • Der er konkurrence om datoerne og weekenderne, når det handler om fester, så husk at sende indbydelserne ud i god tid til dine gæster
  • Afbud – husk i indbydelsen at anføre, hvor og hvornår man kan give besked, hvis man er forhindret i at deltage i festen
  • Annoncer i indbydelse, hvem der er toastmaster, og at toastmasteren skal informeres om indslag i god tid før brylluppet. Praktiske detaljer som indslag, der kræver et lydanlæg eller en overhead projekter, bør herefter aftales med toastmasteren

Tidsplan for festen

Der er næsten aldrig en bryllupsfest, der går fuldstændig efter tidsplanen. Nogle gange tager det længere tid at få afviklet maden end man havde planlagt. Ofte kender hverken du eller toastmasteren det reelle antal af indslag, og hvor lang tid indslagene tager på forhånd. Derfor er det en god idé, at indlægge en vis fleksibilitet i programmet for bryllupsfesten.

Velkomsten til festen

Når I byder gæsterne velkommen til bryllupsfesten, så fortæl gæsterne, hvilken rolle og opgave toastmasteren har til festen. Og lad herefter toastmasteren overtage i forhold til at informere om alt praktik i forhold til at bryllupsfesten.

Toastmasterens rolle til en fest

Det er en god idé at have en toastmaster til at dirigere aftenen for jer, så I på den store dag ikke skal tænkte på andet end at nyde festen. Det er omvendt også et stort ansvar og opgave man påtager sig, når man siger ja til at være toastmaster. Find derfor en toastmaster som I kender, og er trygge ved. Hold forud for festen et møde med toastmasteren, hvor I så detaljeret som muligt forventningsafstemmer aftenen. Gennemgå jeres ønsker og tidsplan for festen med toastmasteren, så toastmasteren kender opgaven og præmissen. Der kan til selve festen være mange praktiske detaljer, elementer i planlægningen og worst-case scenarios, som du gerne vil have, at toastmasteren skal tage sig af.

Toastmasterens skal mere end at holde styr på indslag, taler og festsange

Toastmasteren skal have kontakten til den ansvarlige for mad, servering og afrydning. Ved nogle fester, sker der desværre det, at timingen i forhold til servering og afrydning kan skride. Nogle gæster mangler vin i deres glas, ved andre borde ankommer sovsen 10 minutter efter, at der er serveret ovnstegte kartofler og dyreryg. – Og efter desserten sker afrydningen, så der kan gøres plads til at brudeparret kan danse brudevals, måske ikke hurtigt nok. Her er det toastmasterens opgave, at have dialogen med stedets ansvarlige, så gæsterne og brudeparret ikke sidder med aben.

Det er toastmasteren, der til festen skal have kontakten til musikerne eller DJ’en. Er der en dinner-musiker, byder toastmasteren musikeren velkommen og informerer musikeren om tidsplan for festen, og hvilke sange der evt. ønskes akkompagnement til.

Dinnermusik og akkompagnement under maden 

Det giver som regel en god stemning med musik under maden, så det vælger mange for hyggens skyld. Er fællessange eller lejlighedssange en del af festen, er det dejligt at have akkompagnement til festsangene, især hvis gæsterne ikke er så sangstærke. Her er løsningen ofte en dinnerpianist. Dinnerpianister koster typisk mellem 3.000 og 6.000 kr for 5 timers musik.  Har man ikke brug akkompagnement til festsangene, kan en computer eller telefon med en god playliste være en billigere og ofte ligeså god løsning, når du skal prioritere musikbudgettet.

Er det en god fest, vil gæsterne sikkert have gang i samtalerne hen over bordene og med sidepersonerne. Dinnermusikken vil mange af gæsterne opfatte som musak – eller i værste fald musikalsk støj i baggrunden. Du kan derfor have med i dine overvejelser, hvor meget dine gæster egentlig lytter til musikken under maden? Og hav i tankerne, at hvis et orkester eller en dinnerpianist både skal spille under maden og til den efterfølgende dans – så får I måske kvantitativt meget livemusik på aftenen.

Men måske ville du hellere have brugt pengene på et rigtig godt partyband til at tænde op under festen. Det er så et spørgsmål om musikerne, for de ekstra penge I har betalt, er i stand til at levere det brag af 2 timers kvalitetsmusik, der sætter gang i dansegulvet og får festen til at peake efter maden. Som hovedregel får man nemlig, hvad man betaler for. Undlader du musik under maden, har du muligheden for at købe en endnu bedre DeeJay eller et partyband til den del af festen, der foregår efter maden.

Festens naturlige peak med dans og musik til den lyse morgen, kan ende som et anti-klimaks…

Når talen falder på de rigtig gode og mindeværdige fester, man har deltaget i, er det typisk efter, at gæster har forladt en ellers skøn middag med god vin og festlige indslag, der refereres til. Festens naturlige peak indtræder, når gæsterne har fået lidt alkohol indenbords, slipper hæmningerne løs og danser til god musik. Det er som oftest her, at festen når sit klimaks. Problemet er selvfølgelig, hvis musikken ikke får gæsterne på dansegulvet. Og det kan der være flere grunde til.

Når gæsterne blander sig 

Alle har en mening om musikken, og den er forskellig på tværs af alder, køn, uddannelse og kultur. Ældre gæster vil ofte gerne vil have musikkens lydstyrke lavere, så de kan snakke, mens det yngre publikum gerne vil have musikken til at spille højere, så de rigtig kan danse og feste. Disse modsat rettede ønsker kan i sig selv lægge en dæmper på festligheder.

Du har sikkert været med til at holde private fester før, og er ikke fremmed for, at gæsterne aktivt blander sig i playlisten. Sådan vil det også være ved større fester, som den du måske er gang med at arrangere. I vil opleve at jeres gæster har musikønsker til DJ’en. Og vælger I et partyorkester, vil jeres vidunderlige gæster alt efter alder og smag, helt sikkert forsøge at blande sig både i forhold til lydniveau og repertoire.

At vælge musik kan derfor være en svær men afgørende vigtig øvelse i forhold til at skrue en god fest sammen. – Og uanset jeres musikvalg kommer I ikke til at stille alle gæster tilfredse. Og det skal I heller ikke. Jeres gæster er her for at fejre jer, på de præmisser, I sætter op for festen. Husk det! Det gode råd er, at orientere gæsterne om præmissen for den del af festen, der handler om musik og dans – inden musikken starter.

Musikken – hvis den skal være live

Du kan sagtens få et band, der kan spille fra kl 18-04 – men kvantitet og kvalitet vil altid et issue, som du skal tage med i dine overvejelser, når du engagerer et band til din fest. Det er en god idé, at lave en playliste på telefonen med musik, som kan spilles evt. udover musikanlægget, når live-bandet ikke spiller – fx. under maden, i bandets pauser, og måske når bandet er færdige med at spille livemusik.

DJ eller liveband? Sådan vælger I den rigtig musik til jeres bryllup

Det siger sig selv, at det er billigere at engagere en DJ end et liveband til at stå for musikken til festen. Men i de fleste tilfælde er beslutningen stykket sammen af mange nødvendige prioriteringer og kompromisser herunder, hvor mange af pengene i festbudgettet, der sættes af til musikken. Når mange vælger at bruge lidt flere penge på et godt coverband, hænger det sammen med, at man ønsker, at festen skal være noget særligt.

DJ’s er i princippet lige så forskellige som liveorkestre, derfor skal I afgøre med jer selv, hvilken type fest I bedst kunne tænke jer. Først skal I vælge, om I vil have en DJ et liveband eller begge dele. DJ’en og livebandet kan hver især nogle ting, der hjælper til at fuldende festen. Dj’en kan i princippet opfylde alle musikønsker. Det kan du også selv, hvis du har et telefonabonnement med musiktjeneste. Men den gode DJ har fornemmelse for, hvad der virker på dansegulvet. Fordelen ved et godt liveband er, at de kan skabe magien, der får folk til at synge med og danse i rundkreds.

Hvor finder man en DJ eller et band

Der findes et hav af musikbookingselskaber i Danmark. Nogle musikbookingselskaber sælger etablerede originalartister, andre sælger både underholdning som stand-up, foredrag, DJ’s og livemusik. Bookingselskaberne tager en betaling for at formidle kontakten til fx et coverorkester. Som en del af servicen, sørger bookingsleskabet for en gensidig bindende kontrakt, hvor de praktiske ting i aftalen er skrevet ned, så alt fungerer efter planen. Bookingselskabets betaling for denne ydelse er en procentdel på mellem 15-22 % (ex moms), der er lægges oven i den pris en stand-upper, DJ eller orkester koster.

Sådan kan du også finde en DJ til din fest

Internettet og google er en brugbar løsning i forhold til at finde en DJ til din fest. Skriver du; ’book en dj’ i søgefeltet, så dukker flere løsninger op.

Sådan vælger du en DJ

Det gælder om at finde en DJ, der musikalsk matcher jeres ønsker til fest og gæster. Kender I ikke DJ’en på forhånd, så tag en snak med bookingkontoret eller DJ’en om jeres ønsker i forhold til musiksmag og musikvalg. Fortæl lidt om alderssammensætning af gæster og jeres ønsker for aftenen. Præsenter DJ’en for en række sange, I gerne vil danse til på aftenen. Det giver DJ’en en idé om, hvilken slags musik I er til.

Sådan engagerer du en DJ eller et band

Laver du en kontrakt på et stk. DJ eller band med et bookingbureau, så vil de hjælpe dig i forhold til alle nødvendige oplysninger mellem dig som kunde og den DJ eller det band, der engageres, så du får din musik og de deres betaling.

Engagerer du en DJ eller et band uden om et bookingbureau, så er det vigtigt at få skrevet hele aftalen ned i en mail, som accepteres af begge parter. Vi anbefaler, at du downloader en standard kontrakt fra Dansk Musikerforbund, og at du sammen med den DJ eller en repræsentant fra det band, du vil engagerer, udfylder kontrakten, mens I aftaler betingelser og ønsker i telefonen.

Huskeliste for hvad skal der aftales:

  • Dato for festen
  • Aftalen indgåes mellem følgende to parter (navne og kontaktoplysninger)
  • Kontaktperson på venue incl. mobilnummer og mail
  • Adresse og tilgang til festsal i forhold til load-in af musikudstyr
  • Tidspunkt for opstilling af lyd/lys produktion
  • Antal gæster og festlokalets størrelse (så DJ/band kan dimensionere udstyret: lyd/lys i forhold til gæster og lokale)
  • Scenemål – hvis et band engageres
  • Hvem leverer musikudstyret – ikke alle DJ’s/bands har egen lyd/lys produktion
  • Musikken spiller fra kl til kl
  • Specielle ønsker i forhold fx lys, røg, scenografi, gæster
  • Kraft/strømforhold
  • Evt. forsikring af udstyr
  • Betaling af honorar – betalingsbetingelser – fx er lyd/lys produktionen inkluderet i prisen

Du kan spare lidt penge ved selv at finde et coverband

Man kan godt spare penge ved at gå uden om et bookingbureau, når man skal bruge et coverband til festen. Derfor afsøger mange festarrangører internettet for egnede bands. It’s a jungle out there. Først skal du finde nogen, der spiller den musikstil, du ønsker, dernæst skal du sikre, at de kan spille musik på et tilpas højt niveau og endeligt vil du gerne have, at de tager gæsterne i hånden gennem den del af festen, hvor der skal danses. Der er mange coverbands at vælge imellem, og du vil opleve, at stort set alle coverbands på deres hjemmesider eller Facebook væg beskriver sig selv som de bedste. Den svære del af øvelsen går på at vælge rigtigt.

Sådan finder I et coverband, der lever op til jeres forventninger

Nedenfor tre pejlemærker, som uddybes og forhåbentlig kan hjælpe jer til at træffe det helt rigtige valg udfra jeres økonomi.

Her er de ting I skal være opmærksomme på:

  1. Repertoire
  2. Den musikalske fremførelse af sangene – hvor gode musikerne er
  3. Bandets lyd og lys produktion

Repertoire – hvile sange spiller bandet

Modsat DJ’s kan et coverorkester ikke opfylde alle musikalske ønsker, gæsterne kommer med. For at sikre at musikken falder i falde i jeres smag, så bed om at få tilsendt coverorkestrets aktuelle repertoire, hvis det ikke fremgår af hjemmeside. Vær opmærksom på, at mange coverbands har en stor bruttoliste af sange, som de engang har spillet. Det betyder ikke nødvendigvis, at de vælger at spille dem på aftenen. Tag en dialog med bandet om, hvilke sange fra deres repertoire, I gerne vil have, at de skal spille til jeres fest.

Undgå at købe katten i sækken, når du engagerer et coverband

Med fare for at udskrive musikbookingkontorer og coverbands til at sælge over evne, så skal man selvfølgelig altid huske at lave sin research, før man bestemmer sig for, hvem der skal levere musikken til festen. Man bliver ikke nødvendigvis en god fodboldspiller, af at have spillet fodbold i 15 år. Sådan er det også med musikere, der spiller til festerne rundt omkring i landet. Nogle er professionelle eller semi-professionelle musikere andre er amatører. Så hvordan finder man det rigtige coverband? Det bedste er, hvis man selv har hørt  bandet, før man engagerer dem.

De fleste coverbands uploader lydeksempler til deres hjemmesider, hvor man kan høre musikken. I de fleste lydeksempler er der manipuleret med musikken, så det, for det utrænede øre er svært at gennemskue, hvor gode musikerne egentlig er. Et godt lydstudie og en gang autotune på sangen, kan få det meste musik til at lyde ganske hæderligt.

Med en livevideo optagelse af coverbandet, som i øvrigt også kan manipuleres, kan du få en fornemmelse af set-uppet – og måske af publikums reaktion på musikken. Nogle coverbands kan fremvise en referenceliste af kendte musikere, de spiller eller har spillet med, hvilket – hvis referencerne er rigtige, garantere for en vist niveau. Er præsentationsmaterialet og musikerreferencelisten bakket op af arrangørudtalelser fra andre kunder, så har du gode forudsætninger for ikke at komme til at engagere et amatørorkester til dit livs fest.

Sådan findes prisen på musikken

Udover musikernes og orkestrets niveau, læs; du får, hvad du betaler for, så er der nogle faktorer, der kan have afgørende betydning på prissætning i forhold til at hyre et godt band til festen. Musikerne er på arbejde, og derfor regner de i tidsforbrug fra de pakker bilen – og til de er hjemme igen, samt hvilke udgifter der er forbundet med aftalen. Her i ligger følgende punkter i udregning af prisen:

  • Afstand – kan man køre hjem samme aften, eller skal man bruge hotelværelser
  • Antal gæster og koncertstedets fysiske størrelse er afgørende for, hvor stor en lyd og lysproduktion bandet skal medbringe til festen. Er det et stort sted med mange gæster, kræver det ofte, at musikerne er nød til at leje lyd/lysfolk ind til at styre produktionen. Leje af pic-up el. lastbil
  • Get-in (lydprøve) ventetid fra opstilling og lydprøve til koncertstart, spilletidspunkt og antal minutter / timer, der skal leveres livemusik